Workshop híbrido: como fazer quem está no YouTube também construir (e não deixar que quem está na sala fique com toda a atenção)

Um workshop híbrido quase sempre tem duas salas, mesmo que o convite diga uma só. Tem a sala de quem está ali (sentado no local ou com a câmera ligada no Teams), que fala, pergunta e fica com a atenção do facilitador, e tem a sala de quem assiste, que na melhor das hipóteses escreve alguma coisa no chat e, na pior, foi embora há vinte minutos sem que ninguém percebesse. A tecnologia se resolve com um bom cabo e um teste de som. O que não se resolve sozinho é fazer a segunda sala também construir.

Antes de seguir, uma distinção que me custou enxergar. Há dois híbridos diferentes, e cada um se facilita de um jeito: o de uns no local e outros conectados, e o que é virtual de ponta a ponta, mas com as pessoas espalhadas por plataformas que não conversam entre si (uns no Teams, outros no YouTube). O primeiro é um problema de atenção (do facilitador, principalmente). O segundo é um problema de desenho, porque há coisas que uma plataforma deixa fazer e a outra não.

O segundo aconteceu comigo num workshop ao vivo sobre modelo de negócio, daqueles que fizemos para a Semana da Inovação (com o ventilador ligado, porque estava um calor daqueles). Passei o fim de semana anterior pensando em como fazer um workshop sabendo que uns poucos iam estar conectados pelo Teams e que o grosso do público ia estar assistindo pelo YouTube, porque, se a gente diz que é um workshop e não uma palestra, tem que se obrigar a fazer dele um workshop. Quando chegou a parte de romper os limites do setor, dividi as trinta pessoas do Teams em seis salas de quatro ou cinco, cada uma com seu quadro e seu caminho, e aí apareceu o que eu já sabia que ia acontecer: quem está no YouTube não tem salas.

Como eu sabia, me preparei. Os das salas tinham sua tarefa, e com os que ficaram na transmissão percorri um a um os seis caminhos para romper os limites do setor, com um exercício que eu tinha organizado antes para eles, de modo que vissem o que era importante no que os outros estavam fazendo. Construíram o mesmo que os das salas? Não, e não vou fingir que sim. Mas também não ficaram meia hora olhando para um aviso de “já voltamos”, que é o que acontece quando a gente desenha o workshop só para a plataforma que tem salas.

O primeiro híbrido, o presencial com gente conectada, me ensinou outra coisa, e me ensinou de surpresa. Numa palestra eu tinha umas cento e vinte pessoas no auditório e, quando lancei o primeiro exercício com a ferramenta, havia duzentas e cinquenta conectadas. Aí percebi quanta gente estava me acompanhando de fora (mais da metade, fazendo a conta) e que eu tinha preparado a palestra olhando só para as cento e vinte que tinha na minha frente. O exercício funcionou muito bem, para não parecer tragédia. Mas, em retrospecto, ficou uma pergunta que não fiz: se tivesse marcado no início quem estava no auditório e quem estava conectado, teria podido ver se os dois grupos respondiam diferente, e num workshop de estratégia ou de inovação essa diferença costuma ser justamente a conversa que precisa acontecer.

Reconheço o que precisa ser reconhecido. O problema do híbrido não é a ferramenta, é o facilitador, e digo isso me incluindo. Quem está presente recebe mais acompanhamento, mais participação e mais importância do que quem está conectado, quase sem querer, porque o presente te olha nos olhos e o conectado é um quadradinho preto com um nome. Isso acontece muito, e não se conserta com software; se conserta decidindo, antes de começar, que a sala de quem assiste também tem vez.

O que faço hoje, depois de vários desses, cabe em três decisões. A primeira é que, quando a plataforma não deixa fazer a mesma coisa com todos, desenho duas tarefas, e não uma tarefa e um buraco. A segunda é que, nas mesas de trabalho, coloco os virtuais com os virtuais e os presenciais com os presenciais, porque misturá-los, na minha experiência, não funciona tão bem (uma mesa com quatro pessoas em cadeiras e uma numa caixa de som acaba sendo uma mesa de quatro). A terceira é que a participação individual passa por um canal em que todos pesam igual, e esse canal é o celular: quando a pergunta é respondida pelo telefone, quem está no local e quem está na transmissão têm exatamente um voto cada um, e ninguém ganha por estar mais perto do microfone.

Vamos pensar na escala do que se perde se isso não for feito (e não estou falando de tecnologia). Se naquela palestra eu tivesse escutado só o auditório, teria facilitado para menos da metade das pessoas que estavam participando, e nem teria ficado sabendo (o silêncio de um conectado se parece demais com o silêncio de um conectado que concorda).

Para essa terceira parte construí o Kai Interact, então leiam com esse viés. As pessoas entram com um QR code ou um código por qualquer navegador, estejam no local ou assistindo à transmissão, e uma primeira pergunta do tipo “você está aqui ou conectado?” pode ser usada como segmentação, de modo que todos os resultados da sessão se dividem em dois e a ferramenta avisa se os dois grupos respondem diferente. É exatamente a pergunta que me faltou na palestra das duzentas e cinquenta.

Fica uma dúvida que ainda não resolvi. Separar os virtuais dos presenciais nas mesas funciona para mim, mas às vezes sinto que isso se parece demais com resignação, como se eu aceitasse que eles nunca vão conversar entre si. Vocês misturam ou separam? E alguém já viu funcionar de verdade uma mesa mista?

Até a próxima. Mauro Z.