Taller híbrido: cómo hacer que los de YouTube también construyan (y que los del salón no se queden con toda la atención)

Un taller híbrido casi siempre tiene dos salas, aunque en la invitación diga una sola. Está la sala de los que están ahí (sentados en el salón o con la cámara prendida en Teams), que hablan, preguntan y se llevan la atención del facilitador, y está la sala de los que miran, que en el mejor de los casos escriben algo en el chat y en el peor se fueron hace veinte minutos sin que nadie lo notara. La tecnología se resuelve con un buen cable y una prueba de sonido. Lo que no se resuelve solo es que la segunda sala también construya.

Antes de seguir, una distinción que me costó ver. Hay dos híbridos distintos, y se facilitan distinto: el de unos en el salón y otros conectados, y el que es virtual de punta a punta pero con la gente repartida en plataformas que no se hablan entre sí (unos en Teams, otros en YouTube). El primero es un problema de atención (del facilitador, sobre todo). El segundo es un problema de diseño, porque hay cosas que una plataforma deja hacer y la otra no.

El segundo me pasó en un taller en vivo sobre modelo de negocio, de esos que hicimos para la Semana de la Innovación (con el ventilador prendido, porque hacía un calor de esos). El fin de semana anterior me lo pasé pensando cómo hacer un taller sabiendo que unos pocos iban a estar conectados por Teams y que el grueso iba a estar viendo por YouTube, porque si uno dice que es un taller y no una charla, se tiene que obligar a que sea un taller. Cuando llegó la parte de romper los límites de la industria, repartí a las treinta personas de Teams en seis salas de cuatro o cinco, cada una con su tablero y su camino, y ahí apareció lo que ya sabía que iba a pasar: los de YouTube no tienen salas.

Como lo sabía, lo preparé. Los de las salas tenían su tarea, y con los que se quedaron en la transmisión recorrí uno a uno los seis caminos para romper los límites de la industria, con un ejercicio que había organizado antes para ellos, de modo que vieran qué era lo importante de lo que estaban haciendo los otros. ¿Construyeron lo mismo que los de las salas? No, y no voy a fingir que sí. Pero tampoco se quedaron media hora mirando un letrero de «ya volvemos», que es lo que pasa cuando uno diseña el taller solo para la plataforma que tiene salas.

El primer híbrido, el de salón y conexión, me enseñó otra cosa, y me la enseñó por sorpresa. En una conferencia tenía unas ciento veinte personas en el salón, y cuando lancé el primer ejercicio con la herramienta había doscientas cincuenta conectadas. Ahí me di cuenta de cuánta gente estaba siguiéndome desde fuera (más de la mitad, haciendo la cuenta), y de que yo había preparado la charla mirando solo a los ciento veinte que tenía delante. El ejercicio funcionó muy bien, para que no suene a tragedia. Pero en retrospectiva me quedó una pregunta que no hice: si hubiera marcado al inicio quién estaba en el salón y quién conectado, habría podido ver si los dos grupos respondían distinto, y en un taller de estrategia o de innovación esa diferencia suele ser justo la conversación que hay que tener.

Concedo lo que hay que conceder. El problema del híbrido no es la herramienta, es el facilitador, y lo digo incluyéndome. Al que está presente se le da más seguimiento, más participación y más importancia que al que está conectado, casi sin querer, porque el presente te mira a los ojos y el conectado es un recuadro negro con un nombre. Eso pasa mucho, y no se arregla con software; se arregla decidiendo, antes de empezar, que la sala de los que miran también tiene turno.

Lo que hago hoy, después de varios de estos, cabe en tres decisiones. La primera es que cuando la plataforma no deja hacer lo mismo con todos, diseño dos tareas y no una tarea y un hueco. La segunda es que en las mesas de trabajo pongo a los virtuales con los virtuales y a los presenciales con los presenciales, porque mezclarlos, en mi experiencia, no funciona tan bien (una mesa con cuatro personas en sillas y una en un parlante termina siendo una mesa de cuatro). La tercera es que la participación individual va por un canal donde todos pesan igual, y ese canal es el celular: cuando la pregunta se contesta desde el teléfono, el del salón y el de la transmisión tienen exactamente un voto cada uno, y nadie gana por estar más cerca del micrófono.

Pensemos en la escala de lo que se pierde si no se hace (y no hablo de tecnología). Si en aquella conferencia solo hubiera escuchado al salón, habría facilitado para menos de la mitad de las personas que estaban participando, y no me habría enterado (el silencio de un conectado se parece demasiado al silencio de un conectado que está de acuerdo).

Para esa tercera parte construí Kai Interact, así que léanlo con ese sesgo. La gente entra con un QR o un código desde cualquier navegador, esté en el salón o viendo la transmisión, y una primera pregunta del tipo «¿estás aquí o conectado?» se puede marcar como segmento, de modo que todos los resultados de la sesión se parten en dos y la herramienta avisa si los dos grupos responden distinto. Es exactamente la pregunta que me faltó en la conferencia de los doscientos cincuenta.

Me queda una duda que no he resuelto. Separar a los virtuales de los presenciales en las mesas me funciona, pero a veces siento que se parece demasiado a resignarse, como si aceptara que nunca van a conversar entre ellos. ¿Ustedes los mezclan o los separan? ¿Y a alguien le ha funcionado una mesa mixta de verdad?

Nos vemos. Mauro Z.