Por que um workshop termina numa foto de post-its (e em que deveria terminar)

Meus primeiros workshops terminavam todos do mesmo jeito, e foram muitos, então falo com conhecimento de causa: alguém sacava o celular e tirava uma foto da parede. A foto ia para o grupo de WhatsApp na mesma noite com um “que dia incrível, time”, e na segunda-feira ninguém, nem eu, era capaz de dizer o que tinha sido decidido. Conto isso com carinho, e com um pouco de vergonha, porque durante um bom tempo medi meus workshops pela energia da sala, e a energia é real. Mas energia não é resultado.

O caso de que mais me lembro é o dos workshops de modelo de negócio. O formato clássico era um encontro de quatro horas em que, com sorte, se preenchia um terço do Canvas. Aí era preciso se reunir de novo duas ou três vezes, com tarefas entre uma sessão e outra (“vai lá, descobre o que os clientes acham e traz”), e, por baixo, eram doze horas de trabalho de um grupo inteiro, mais o que cada um fazia por fora. Doze horas de dez pessoas são cento e vinte horas-pessoa (se o grupo for maior, façam a conta, que assusta), ou seja, três semanas inteiras do trabalho de alguém investidas numa parede que no fim era fotografada e esquecida.

Antes de seguir, o que a parede tem de bom, porque tem. O post-it obriga a escrever curto, se move com a mão, e uma parede cheia deles diz “aqui aconteceu alguma coisa” de um jeito que nenhuma tela iguala. Eu continuo usando, de papel e digitais (os digitais perdem a graça de despencar sozinhos da parede no meio da tarde, mas em troca se deixam agrupar), e não acho que seja preciso abandoná-los. O problema não é o post-it. O problema é que o post-it registra a participação e não a decisão, e eu confundia as duas coisas porque a primeira se vê e a segunda não.

O que veio depois foi uma longa lista de remendos, todos à mão. Em alguns workshops eu fechava lendo em voz alta o que tínhamos decidido, e as pessoas concordavam com a cabeça e na segunda-feira cada uma se lembrava de outra coisa. Em outros eu fechava distribuindo tarefas, e as tarefas eram cumpridas, mas ninguém sabia de que decisão tinham saído. Em outros me deu na telha anotar o que tinha ficado de fora, e foi o que mais incomodou e o que mais serviu. Depois comecei a inventar formatos (um modelo de acordos, uma coluna no quadro para o que não escolhemos, uma folha que eu mandava no dia seguinte), e cada formato consertava uma parte e deixava outra solta.

De todos esses remendos tirei uma conclusão que hoje defendo com bastante convicção: no fim de um workshop precisam ficar três coisas, e nenhuma delas é o resumo executivo que se manda no dia seguinte (que quase sempre é a foto, só que em prosa).

A primeira são os acordos com dono. Não “melhorar a comunicação com os clientes”, e sim “Daniela verifica com os três maiores clientes se o problema é o prazo de entrega, até o dia 15”. Um acordo sem alguém que responda por ele e sem um próximo passo é um desejo, e os desejos saem muito bem na foto.

A segunda é a evidência por trás de cada acordo. Por que decidimos isso? Porque na votação ficou em primeiro com doze votos, porque na escala de um a dez o grupo deu oito e meio, porque no quadrante ficou no canto superior direito. Quando o acordo traz ao lado a atividade e o número que o produziram, quem não estava na sala pode acreditar nele, e quem estava não pode reescrevê-lo na segunda-feira (que é o que costuma acontecer com as fotos: cada um se lembra da parede que lhe convém).

A terceira (e é a que quase nunca aparece em foto nenhuma) é o que não escolhemos. Decidir é renunciar, e um workshop que escolhe cinco prioridades sem deixar escrito quais foram as outras quinze que ficaram de fora não decidiu nada; só fez uma lista mais curta. Em estratégia a gente sabe isso de cor (“ser diferente exige renunciar”, já dissemos mil vezes), e mesmo assim no workshop a gente fica sem graça de anotar as renúncias, porque anotar que a ideia de alguém não passou parece agressivo. Mas é justamente o contrário: agressivo é a ideia sumir da foto sem que ninguém diga nada.

Talvez alguém esteja pensando que isso é questão de disciplina do facilitador, e em parte tem razão. Um bom relator, meia hora no fim para fechar acordos e um e-mail no dia seguinte resolvem muito. Fiz assim durante anos, e funcionava até o workshop crescer: com quarenta pessoas e seis atividades, o relator não dá conta, o fechamento é cortado porque alguém precisa ir embora, e o e-mail do dia seguinte é escrito pelo facilitador a partir da própria memória, que a essa altura já é mais uma parede.

O Kai Interact é, em boa parte, a versão madura desses remendos, e fui eu que o construí (então levem esse viés em conta). É uma ferramenta de sessões ao vivo, em que as pessoas participam pelo celular com um QR code, e o que eu fazia à mão em cada workshop agora é ela que pede: cada atividade pode exigir um acordo antes de ser fechada, o acordo tem responsável e próximo passo, e fica ancorado à atividade e aos números que o produziram. O relatório sai ao terminar e cita essa evidência, em vez de resumir a minha impressão do dia. Não é mágica (e, na verdade, obriga a algo incômodo, que é fechar cada atividade dizendo em voz alta o que decidimos e quem responde), mas é o que fui aprendendo workshop após workshop, reunido num só lugar.

Eu gostaria de saber como vocês fazem. O que sobra dos seus workshops depois de um mês? E alguém já tentou anotar as renúncias na frente do grupo, ou continuo sendo o único que fica sem graça?

Até a próxima. Mauro Z.