Por qué un taller termina en una foto de post-its (y en qué tendría que terminar)

Mis primeros talleres terminaban igual, y fueron muchos, así que lo digo con conocimiento de causa: alguien sacaba el celular y le tomaba una foto a la pared. La foto salía en el grupo de WhatsApp esa misma noche con un «gran jornada, equipo», y el lunes nadie, incluido yo, era capaz de decir qué se había decidido. Lo cuento con cariño, y con algo de vergüenza, porque durante un buen tiempo medí mis talleres por la energía del salón, y la energía es real. Pero la energía no es un resultado.

El caso que mejor recuerdo es el de los talleres de modelo de negocio. El formato clásico era una jornada de cuatro horas en la que, con suerte, se llenaba la tercera parte del Canvas. Entonces tocaba volver a reunirse dos o tres veces, con tareas entre sesión y sesión («anda y averigua qué les parece a los clientes, y lo traes»), y bajito bajito eran doce horas de trabajo de un grupo entero, más lo que cada uno hacía por fuera. Doce horas de diez personas son ciento veinte horas-persona (si el grupo es más grande, hagan la cuenta, que asusta), es decir, tres semanas completas del trabajo de alguien invertidas en una pared que al final se fotografiaba y se olvidaba.

Antes de seguir, lo que la pared tiene de bueno, porque lo tiene. El post-it obliga a escribir corto, se mueve con la mano, y una pared llena de ellos dice «aquí pasó algo» de una forma que ninguna pantalla iguala. Yo sigo usándolos, de papel y digitales (los digitales pierden la gracia de despegarse solos de la pared a media tarde, pero a cambio se dejan agrupar), y no creo que haya que dejarlos. El problema no es el post-it. El problema es que el post-it registra la participación y no la decisión, y yo confundía las dos cosas porque la primera se ve y la segunda no.

Lo que vino después fue una larga lista de remiendos, todos a mano. En unos talleres cerraba leyendo en voz alta lo que habíamos decidido, y la gente asentía y el lunes cada uno recordaba otra cosa. En otros cerraba repartiendo tareas, y las tareas se cumplían, pero nadie sabía de qué decisión venían. En otros me dio por anotar lo que habíamos dejado por fuera, y eso fue lo que más incomodó y lo que más sirvió. Después empecé a inventarme formatos (una plantilla de acuerdos, una columna en el tablero para lo que no escogimos, una hoja que mandaba al día siguiente), y cada formato arreglaba una parte y dejaba otra suelta.

De todos esos remiendos saqué una conclusión que hoy defiendo con bastante convicción: al final de un taller tienen que quedar tres cosas, y ninguna es el resumen ejecutivo que se manda al día siguiente (ese casi siempre es la foto, pero en prosa).

La primera son los acuerdos con dueño. No «mejorar la comunicación con los clientes» sino «Daniela revisa con los tres clientes grandes si el problema es el tiempo de entrega, antes del 15». Un acuerdo sin alguien que responda por él y sin un siguiente paso es un deseo, y los deseos se fotografían muy bien.

La segunda es la evidencia detrás de cada acuerdo. ¿Por qué decidimos esto? Porque en la votación salió primero con doce votos, porque en la escala del uno al diez el grupo le puso ocho y medio, porque en el cuadrante quedó arriba a la derecha. Cuando el acuerdo lleva al lado la actividad y el número que lo produjo, el que no estuvo en el salón puede creérselo, y el que sí estuvo no puede reescribirlo el lunes (que es lo que suele pasar con las fotos: cada uno recuerda la pared que le conviene).

La tercera (y esta es la que casi nunca aparece en ninguna foto) es lo que no escogimos. Decidir es renunciar, y un taller que elige cinco prioridades sin dejar escrito cuáles fueron las otras quince que quedaron por fuera no decidió nada; apenas hizo una lista más corta. En estrategia esto lo sabemos de memoria («ser diferente exige renunciar», lo hemos dicho mil veces), y aun así en el taller nos da pena anotar las renuncias, porque anotar que la idea de alguien no pasó se siente agresivo. Pero es justo al revés: lo agresivo es que la idea desaparezca de la foto sin que nadie lo diga.

Puede que alguno esté pensando que esto es cuestión de disciplina del facilitador, y tiene razón en parte. Un buen relator, media hora al final para cerrar acuerdos, y un correo al día siguiente resuelven mucho. Así lo hice durante años, y funcionaba hasta que el taller crecía: con cuarenta personas y seis actividades, el relator no alcanza, el cierre se corta porque alguien tiene que irse, y el correo del día siguiente lo escribe el facilitador desde su recuerdo, que a esas alturas ya es una pared más.

Kai Interact es, en buena parte, la versión madura de esos remiendos, y la construí yo (así que tómenlo con ese sesgo). Es una herramienta de sesiones en vivo, en la que la gente participa desde el celular con un QR, y lo que yo hacía a mano en cada taller ahora lo pide ella: cada actividad puede exigir un acuerdo antes de cerrarse, el acuerdo lleva responsable y siguiente paso, y queda anclado a la actividad y a los números que lo produjeron. El informe sale al terminar y cita esa evidencia, en vez de resumir mi impresión del día. No es magia (y de hecho obliga a algo incómodo, que es cerrar cada actividad diciendo en voz alta qué decidimos y quién responde), pero es lo que fui aprendiendo taller a taller, puesto en un solo lugar.

Me gustaría saber cómo lo hacen ustedes. ¿Qué queda de sus talleres al mes? ¿Y alguien ha probado anotar las renuncias delante del grupo, o sigo siendo el único al que le da pena?

Nos vemos. Mauro Z.