O relatório do workshop no mesmo dia: o que ele precisa citar para que acreditem nele

O relatório de um workshop costuma ser escrito no dia seguinte, a partir da memória do facilitador, e por isso se parece tanto com a foto da parede. A gente se senta com um café (ou com dois, se o workshop foi longo), abre o documento em branco, olha as anotações soltas e a foto, e escreve o que acha que aconteceu. O que sai é razoável, está bem redigido e tem um problema: ninguém que não estava na sala tem como saber se é verdade.

Vamos pensar em quem lê esse relatório. Não são os que estavam lá (eles têm a própria versão, e cada um se lembra da parede que lhe convém). Quem lê é o chefe que não pôde ir, a área que tem que executar, o comitê que tem que aprovar o orçamento, e para eles o relatório é a única evidência de que o workshop decidiu alguma coisa. Se ele diz “o grupo priorizou a experiência do cliente”, a pergunta óbvia é: por quê? Quantos? Em comparação com o quê? E o relatório escrito de memória quase nunca responde.

Há um tempo fiz um exercício que mudou minha forma de pensar nisso, embora não fosse de um workshop (era uma pesquisa sobre cultura organizacional). Eu tinha dez arquivos com as respostas de um questionário e pedi a uma IA de pesquisa aprofundada que os analisasse, com uma instrução explícita: não faça buscas na internet, responda só com estes dez arquivos. Pedi uma estrutura (resumo, análise por pergunta, análise transversal, lacunas priorizadas, plano de ação e uma tabela final), e em onze minutos ela me entregou o relatório com dez citações e zero buscas, cada afirmação amarrada ao arquivo de onde saía.

O que mais me agradou não foi a velocidade, embora onze minutos para isso seja uma loucura (à mão, prefiro nem calcular). Foi poder ver de onde ela estava tirando cada coisa: em cada pergunta me dizia a síntese, os pontos em comum, as diferenças e de que arquivo vinha cada uma. Isso transforma um texto em que é preciso acreditar num texto que pode ser revisado, e a diferença entre as duas coisas é a diferença entre um relatório que se arquiva e um que se usa.

Daí tirei o que acho que um relatório de workshop precisa citar para que acreditem nele. Primeiro, cada conclusão com a atividade que a produziu, para que se saiba se saiu de uma votação, de uma conversa ou da cabeça do facilitador. Segundo, o número com a sua escala: não “a maioria preferiu”, e sim “dezenove de vinte e seis”, e, se o grupo estava dividido, dizer isso, porque uma média de sete com metade no quatro e a outra no dez não é a mesma coisa que um sete tranquilo. Terceiro, os acordos com responsável e próximo passo, e o que se decidiu não fazer.

Reconheço que isso tem um risco, e não é pequeno. Um relatório feito com IA em minutos pode ter uma interpretação estranha, uma frase que a fonte não dizia ou uma conclusão redonda demais, e quanto mais rápido ele chega, mais tentador é mandá-lo sem ler. Por isso insisto nas citações: não são um enfeite acadêmico, são o que permite ao facilitador revisar em dez minutos o que a máquina escreveu em um, e corrigir antes que saia.

E mais uma coisa sobre o “mesmo dia”. Um relatório que chega uma semana depois chega quando o grupo já voltou à rotina e a energia do workshop se gastou; um que chega naquela mesma tarde chega quando as pessoas ainda se lembram de por que votaram no que votaram, e podem corrigi-lo se algo não bate. É a diferença entre uma ata e uma ferramenta de trabalho.

Por isso, na ferramenta que construí, o Kai Interact (e aqui vai o meu viés declarado), o relatório é gerado com IA ao terminar a sessão, mas cada conclusão cita a atividade e os números que a sustentam, e os acordos saem ancorados a essa evidência. E mesmo assim é preciso lê-lo antes de mandar, porque uma coisa é a ferramenta citar e outra é a gente concordar com o jeito como ela interpretou.

Quanto tempo vocês demoram para mandar o relatório de um workshop, e quem o lê de verdade? Desconfio que a segunda resposta seja mais incômoda que a primeira.

Até a próxima. Mauro Z.