Do brainstorming aos quatro quadrantes sem parar o workshop (ou como parei de copiar ideias à mão entre duas telas)

Tem gente que chega ao primeiro workshop com medo de que não apareçam ideias suficientes. Você e eu sabemos que esse é um medo de amador, porque as ideias sempre aparecem (e, se o grupo está aquecido, aparecem de sobra). O medo de verdade, aquele que só se aprende depois de muitos workshops, é o que acontece nos dez minutos seguintes: é preciso transformar sessenta post-its em cinco coisas que alguém vai avaliar, e nesse meio-tempo o facilitador deixa de facilitar e vira secretário.

Vou contar como aconteceu da última vez, porque ficou gravado. Num workshop ao vivo sobre modelo de negócio (nós o chamamos de “Explora lo imposible”, um nome ambicioso demais para uma sessão sobre hamburguerias), tínhamos umas vinte e cinco pessoas mexendo post-its num quadro do Miro, cada uma colocando os atributos que achava importantes nesse setor. Divergência pura: “se virem que alguém já colocou, não tem problema, coloquem também”. Depois pedi à inteligência artificial do quadro que os agrupasse, e ela nos deixou sete grupos razoáveis (com um que ficou sozinho, “que seja instagramável”, e que eu movi à mão, porque não se trata de aceitar às cegas o que te entregam). Votamos com três votos por cabeça e ficamos com cinco. Até aí, um exercício bonito.

E então eu disse a frase: “para avaliar esses atributos, vamos voltar ao Mentimeter”. Alguém perguntou pelo chat como eu tinha passado os atributos do Miro para o Mentimeter, e a resposta honesta foi que à mão, com as duas telas abertas, porque, como eram cinco, não era tão difícil, e porque eu já tinha o modelo pronto e só troquei os títulos. Isso é verdade. Também é verdade que, enquanto eu copiava, vinte e cinco pessoas olhavam para uma tela parada.

Talvez vocês achem que estou exagerando por causa de dois minutos. Um bom facilitador aproveita essas brechas (“aproveitem e vão pegar um café”) e o grupo não morre por isso. Concordo, e na verdade fiz assim durante anos em workshops presenciais, onde a versão analógica do problema é pior: a parede cheia de post-its, o “me deem um minuto enquanto eu organizo isso” e uma pausa que come um quarto do dia. Mas acho que o problema não é a pausa. O problema é que a divergência e a convergência vivem em ferramentas diferentes, e entre as duas há um humano copiando, que, ainda por cima, é a única pessoa da sala que deveria estar pensando no grupo e não no teclado.

Há pouco tempo me aconteceu o contrário, e é por isso que escrevo isto. Num treinamento de inovação, fiz a pergunta aberta de sempre (“que ideias vocês têm para…?”), a própria ferramenta consolidou as respostas com IA em poucas ideias e, em vez de copiá-las para lugar nenhum, pedi ao Claude, conectado à sessão pela API da ferramenta, que lesse essas ideias consolidadas e criasse a atividade seguinte: um quadrante com as ideias já carregadas, pronto para o grupo avaliá-las em dois eixos. Ele fez isso no tempo que levei para dizer em voz alta. Ninguém foi buscar café, a conversa não esfriou e eu não toquei em uma única célula. Para mim foi um golaço, e digo isso com a cautela de quem copia à mão há anos.

Bom, aqui estou me desviando para a tecnologia, e este artigo não é sobre APIs (embora, para os curiosos, a única coisa fora do comum que fiz foi dar ao Claude uma chave da sessão; o resto foi pedir em espanhol). O que me importa é o que muda no workshop quando a convergência é montada na hora, e acho que são duas coisas.

A primeira é que o quadrante usa as palavras do grupo, e não as minhas. Quando eu monto a atividade na noite anterior, por mais que conheça a equipe, as opções que as pessoas avaliam são as que eu imaginei que iam aparecer. Quando o quadrante é montado com o que acabaram de escrever, o que elas avaliam é delas, com as palavras feias e tudo, e isso muda o quanto acreditam no resultado.

A segunda é que o agrupamento com IA precisa ser corrigido na frente de todos. Isso eu aprendi no Miro e mantenho em qualquer ferramenta: a máquina propõe sete grupos, você move dois post-its, muda o nome de um grupo, e o grupo vê que a síntese não veio de um algoritmo, e sim da sala. É um minuto de trabalho que vale mais do que o próprio agrupamento (e, de quebra, evita que alguém diga “é que a IA colocou aí”, que é a nova versão de “é que o consultor disse que era assim”).

Só para ter uma referência, a escala do que estamos falando: naquele workshop foram vinte e cinco pessoas, sete grupos, três votos por pessoa, dois minutos de cópia à mão. Tamanho de workshop normal. Se vocês estão conduzindo um exercício com quarenta ou sessenta pessoas e quatro rodadas de convergência, esses dois minutos viram meia hora, e meia hora de uma sala com quarenta pessoas são vinte horas de trabalho (mais de dois dias inteiros de alguém), gastas olhando o facilitador copiar.

A ferramenta com que fiz a segunda versão é o Kai Interact, que eu mesmo construí com IA para resolver exatamente isso (então levem esse viés em conta). A pergunta aberta, o agrupamento com IA e o quadrante estão no plano gratuito; a API é o que me permitiu encadeá-los sem tocar em nada. Não é a única forma de fazer isso, e me interessa de verdade saber como vocês resolvem: como passam das ideias à decisão nos seus workshops? Mais alguém copia à mão entre duas telas, ou já sou o único que confessa?

Até a próxima. Mauro Z.

P.S. Se vocês quiserem o detalhe técnico de como o Claude se conecta a uma sessão, escrevo à parte. Não é longo, mas aqui eu teria me desviado mais umas três léguas.