De los post-its a los cuatro cuadrantes sin parar el taller (o cómo dejé de copiar ideas a mano entre dos pantallas)

Hay quien llega a su primer taller con miedo de que no salgan suficientes ideas. Tú y yo sabemos que ese es un miedo de amateur, porque las ideas salen siempre (y si el grupo está caliente, salen de sobra). El miedo de verdad, el que solo se aprende después de muchos talleres, es lo que pasa en los diez minutos siguientes: hay que convertir sesenta post-its en cinco cosas que alguien va a calificar, y en ese rato el facilitador deja de facilitar y se pone a hacer de secretario.

Les cuento cómo me pasó la última vez, porque quedó grabado. En un taller en vivo sobre modelo de negocio (lo llamamos «Explora lo imposible», que es un nombre demasiado ambicioso para una sesión sobre hamburgueserías) teníamos unas veinticinco personas moviendo post-its en un tablero de Miro, cada una poniendo los atributos que creía importantes en esa industria. Divergencia pura: «si ven que alguien ya lo puso, no importa, pónganlo». Después le pedí a la inteligencia artificial del tablero que los agrupara y nos dejó siete grupos razonables (con uno que quedó solito, «que sea instagrameable», y que yo moví a mano porque no es quedarse ciegamente con lo que te entregan). Votamos con tres votos por cabeza y nos quedamos con cinco. Hasta ahí, un ejercicio bonito.

Y entonces dije la frase: «para calificar estos atributos vamos a volver a entrar a Mentimeter». Alguien preguntó por el chat cómo había pasado los atributos de Miro a Mentimeter, y la respuesta honesta fue que a mano, con las dos pantallas abiertas, porque como eran cinco no era tan difícil, y porque ya tenía la plantilla hecha y solo cambié los títulos. Eso es cierto. También es cierto que, mientras yo copiaba, veinticinco personas miraban una pantalla quieta.

Puede que ustedes piensen que estoy exagerando por dos minutos. Un buen facilitador usa esos huecos («aprovechen y vayan por café») y el grupo no se muere por eso. Estoy de acuerdo, y de hecho lo he hecho así durante años en talleres presenciales, donde la versión analógica del problema es peor: la pared llena de post-its, el «denme un momento mientras organizo esto», y una pausa que se come un cuarto de la jornada. Pero creo que el problema no es la pausa. El problema es que la divergencia y la convergencia viven en herramientas distintas, y entre las dos hay un humano copiando, que además es la única persona del salón que debería estar pensando en el grupo y no en el teclado.

Hace poco me pasó lo contrario, y por eso escribo esto. En una formación de innovación hice la pregunta abierta de siempre («¿qué ideas tienen para…?»), la propia herramienta consolidó con IA las respuestas en unas pocas ideas, y en vez de copiarlas a ninguna parte le pedí a Claude, conectado a la sesión por la API de la herramienta, que leyera esas ideas consolidadas y creara la siguiente actividad: un cuadrante con las ideas ya cargadas, listo para que el grupo las calificara en dos ejes. Lo hizo en lo que tardé en decirlo en voz alta. Nadie fue por café, la conversación no se enfrió y yo no toqué una sola celda. Para mí fue un hit, y lo digo con la cautela de alguien que lleva años copiando a mano.

Bueno, aquí me estoy desviando hacia la tecnología, y este artículo no es sobre APIs (aunque, para los curiosos, lo único raro que hice fue darle a Claude una llave de la sesión; el resto fue pedirlo en español). Lo que me importa es lo que cambia en el taller cuando la convergencia se arma en el momento, y creo que son dos cosas.

La primera es que el cuadrante usa las palabras del grupo y no las mías. Cuando yo armo la actividad la noche anterior, por mucho que conozca al equipo, las opciones que la gente califica son las que yo imaginé que iban a salir. Cuando se arma con lo que acaban de escribir, lo que califican es lo suyo, con sus palabras feas y todo, y eso cambia cuánto se creen el resultado.

La segunda es que la agrupación con IA hay que corregirla delante de todos. Esto lo aprendí en Miro y lo mantengo en cualquier herramienta: la máquina te propone siete grupos, tú mueves dos post-its, le cambias el nombre a un grupo, y el grupo ve que la síntesis no vino de un algoritmo sino de la sala. Es un minuto de trabajo que vale más que la agrupación misma (y de paso evita que alguien diga «es que la IA lo puso ahí», que es la nueva versión de «es que así lo dijo el consultor»).

Por si sirve de referencia, la escala de lo que estamos hablando: en aquel taller fueron veinticinco personas, siete grupos, tres votos por persona, dos minutos de copia a mano. Tamaño de taller normal. Si lo que están corriendo es un ejercicio con cuarenta o sesenta personas y cuatro rondas de convergencia, esos dos minutos se vuelven media hora, y media hora de un salón con cuarenta personas son veinte horas de trabajo (más de dos jornadas de alguien), gastadas en mirar cómo el facilitador copia.

La herramienta con la que hice la segunda versión es Kai Interact, que construí yo con IA para resolver exactamente esto (así que tómenlo con ese sesgo). La pregunta abierta, la agrupación con IA y el cuadrante están en el plan gratis; la API es lo que me permitió encadenarlas sin tocar nada. No es la única forma de hacerlo, y me interesa de verdad saber cómo lo resuelven ustedes: ¿cómo pasan de las ideas a la decisión en sus talleres? ¿Alguien más copia a mano entre dos pantallas, o ya soy el único que lo confiesa?

Nos vemos. Mauro Z.

P.D. Si quieren el detalle técnico de cómo se conecta Claude a una sesión, lo escribo aparte. No es largo, pero aquí me hubiera desviado otros tres pueblos.