Da pergunta aberta à decisão: agrupar ideias com IA sem aceitar tudo às cegas

A pergunta aberta é a melhor pergunta de um workshop e a pior de processar. É a melhor porque as pessoas dizem o que pensam com as próprias palavras, sem que a gente tenha colocado as opções na boca delas. É a pior porque quarenta pessoas respondendo ao mesmo tempo produzem quarenta respostas, muitas repetidas com palavras diferentes, e alguém tem que transformar isso em cinco temas antes que o grupo perca o fio da meada.

Durante anos esse alguém fui eu, com uma parede, um monte de post-its e o famoso “me deem um minuto enquanto eu organizo isso”. Agrupar à mão tem algo de bom (a gente lê cada contribuição, e isso dá uma ideia muito fina do que a sala pensa), mas num workshop de quatro horas é uma pausa que come um bom pedaço do dia, e enquanto a gente agrupa, o grupo esfria. Por isso, quando as ferramentas começaram a agrupar com IA, achei uma das melhores notícias para quem facilita.

Vou contar como isso fica na prática, com um exemplo que ficou gravado. Num workshop ao vivo sobre modelo de negócio, vinte e cinco pessoas colocaram num quadro os atributos que achavam importantes para as hamburguerias, e pedi à IA do quadro que os agrupasse por palavra-chave. Em segundos ela propôs sete grupos: qualidade do produto (havia cinco post-its que falavam da carne, da qualidade, de produtos de qualidade), atendimento ao cliente, experiência, variedade e frescor, rapidez e eficiência (com o mesmo “tempo” repetido quatro vezes), práticas sustentáveis, e um que ficou sozinho e dizia “que seja instagramável”.

O que a máquina fez bem é o que ela sempre faz bem. Juntar o que se diz de forma parecida. O que ela não podia fazer é o que importa. “Instagramável” é um grupo à parte, ou faz parte da experiência? Para mim era experiência, e movi à mão na frente de todos; também me deu vontade de levar um post-it para variedade e frescor, e de mudar o nome de um grupo. Nenhuma dessas decisões é técnica. Todas são de critério, e o critério é o que o grupo vem trazer para um workshop.

Daí sai a regra que repito toda vez que alguém me pergunta sobre isso: não aceitar às cegas o que te entregam. O agrupamento com IA é um rascunho, e um rascunho muito bom, mas, se for projetado como resultado final, acontecem duas coisas ruins. A primeira é que se perdem nuances que a máquina não vê (o post-it estranho que é a melhor ideia da tarde costuma ser justamente o que ficou sozinho). A segunda é mais sutil: o grupo deixa de sentir que a síntese é dele e começa a dizer “é que a IA colocou aí”, que é a versão nova de “é que o consultor disse que era assim”.

Reconheço que corrigir na frente de todos custa tempo, e que a graça da IA era economizá-lo. Mas façam a conta: agrupar à mão quarenta contribuições me tomava facilmente dez ou quinze minutos de pausa, e revisar a proposta da máquina com o grupo olhando leva dois ou três, com a vantagem de que esses dois ou três minutos são participação, e não espera. É a melhor troca de tempo que conheço em facilitação.

Tem uma frase que eu disse num vídeo sobre análise com IA e que sustento: isso é ouro, mas não vamos confiar cegamente nisso. É preciso revisar, é preciso entender, é preciso ver se a fonte realmente dizia o que a máquina diz que ela disse. Sempre temos que colocar o humano no processo, e não por romantismo, mas porque é o humano que depois tem que defender a decisão.

No Kai Interact, a ferramenta que construí (com o viés que isso implica), o agrupamento com IA funciona assim de propósito: a IA propõe os temas durante a sessão, e o facilitador pode renomeá-los, mesclá-los, mover cartões de um tema para outro ou mandar algo para “Outros”, vendo as respostas reais por trás de cada grupo. E dá para reagrupar quando chegam mais respostas, porque a sala não para de pensar quando a gente decide agrupar.

Vocês corrigem o agrupamento na frente do grupo ou antes, em particular? Eu faço na frente, mas reconheço que há grupos (os muito hierárquicos, principalmente) em que corrigir em público pode dar a impressão de que quem manda é o facilitador.

Até a próxima. Mauro Z.